Calcolare le ore di lavoro con Excel

In ambito aziendale, è spesso necessario calcolare la differenza tra due orari, ad esempio per determinare le ore lavorate sottraendo l'orario di entrata da quello di uscita. Questo tipo di operazione è particolarmente comune nei fogli di lavoro utilizzati per la gestione del personale, dove è essenziale monitorare le ore effettive di lavoro svolte. In questa sezione, verrà illustrato in dettaglio come impostare un foglio di calcolo Excel per gestire e calcolare automaticamente le ore lavorative settimanali.
Verranno fornite istruzioni su come configurare il Foglio Excel per:
- Calcolare le ore lavorate giornalmente e settimanalmente, partendo dagli orari di entrata e uscita.
- Determinare l'ammontare del compenso dovuto in base alle ore lavorate, tenendo conto della tariffa oraria.
- Includere il calcolo delle ore straordinarie, evidenziando eventuali maggiorazioni per le ore lavorate oltre il normale orario di lavoro.
Inoltre, verrà trattato anche il caso in cui l'orario di uscita si riferisca a una data successiva rispetto a quella di entrata (ad esempio, in presenza di turni notturni o lavorazioni che si estendono oltre la mezzanotte).
Verranno spiegate le formule e le funzioni di Excel più adatte per gestire correttamente questa situazione, in modo da assicurare un calcolo accurato delle ore di lavoro totali, comprese quelle che attraversano più giorni.

:: Nota. L'esempio è a puro titolo indicativo su come possono essere calcolati questi valori e non fa nessun riferimento a contratti e retribuzioni reali.

Impostazione di una tabella per calcolare le ore di lavoro

A titolo di esempio viene proposto un calcolo delle ore di lavoro svolte su una base settimanale, ovviamente l'esempio può facilmente essere declinato su un periodo di tempo di durata diversa.

Nell'esempio sotto illustrato, per ragioni di spazio è stata sostituita la data estesa (Lunedì 9 febbraio 2015) trasformandola nel formato numerico personalizzato ggg gg/mm  dove le prime tre lettere "g" rappresentano il giorno abbreviato e i due successivi valori "gg" e "mm" il giorno e il mese in formato numerico. Il risultato di questa formattazione personalizzata visualizza la data nel seguente formato: lun 09/02
Nelle colonne C,D,E,F vanno inseriti gli orari di entrata e uscita dal lavoro.

:: ATTENZIONE. Per imputare correttamente un'informazione numerica in formato ora vanno utilizzati i due punti “:” per separare ore, minuti e secondi.
Ad esempio digitando 6:30:00 i valori immessi verranno automaticamente riconosciute da Excel come formato numerico ora.
Qualora dovessero essere imputati anche i centesimi di secondo, vanno inseriti dopo una virgola. Esempio 6:29:59,52

Impostazione formule per il calcolo del totale ore giornaliere e settimanali

Nell'esempio viene ipotizzato un orario di lavoro spezzato mattina - pomeriggio, nel totalizzare le ore della giornata sarà necessario improntare una Formula che preveda di sommare la differenza fra l'orario di uscita e di entrata del mattino e del pomeriggio.
Nel caso dell'orario del lunedì imputato nella cella H3, va inserita la Formula =D3-C3+F3-E2:E3
Ovviamente è possibile trascinare con il pulsante di riempimento la Formula nelle celle sottostanti per ottenere le successive giornate.
Nella cella H11 è inserita un funzione di sommatoria =SOMMA(H3:H9)

Attenzione! Il risultato che viene restituito nella cella H11 risulta apparentemente sbagliato. In realtà il formato numerico ORA quando arriva al valore 24 si azzera. Di conseguenza al totale delle ore 17:20 mancano la somma delle prime 24 ore.
Per formattare correttamente il risultato, nella finestra di dialogo Formato celle cliccare sulla scheda Numero.
All'interno della scheda Numero, nella colonna a sinistra selezionare il formato Ora e nella colonna a destra scegliere il formato 37:50:55, che serve appositamente per il conteggio delle ore.
Applicando questa formattazione nella cella H11 si visualizza il corretto risultato 41:20

Per un approfondimento sul formato ora: Excel: formato ora. Funzioni di base per calcolare e sommare ore minuti

:: Per aprire la finestra di dialogo formato celle, nella scheda HOME nel gruppo pulsanti Numeri, cliccare in basso destra sul pulsante di apertura della finestra di dialogo 

Come calcolare la differenza fra orari, se l'orario di uscita fosse un giorno successivo a quello dell'entrata

Qualora si verificasse un orario di uscita nel giorno successivo all'orario dell'entrata, si può procedere in due distinti modi. Il primo è utilizzare un formato data associato all'ora, in questo modo Excel individua la corretta differenza fra i due orari.
Il secondo metodo, più semplice, consiste nell'applicazione di una Funzione SE, che consideri se l'ora di uscita è minore di quella di entrata. Nello specifico (vedi figura sottostante) nella colonna A è inserita l'entrata e nella B l'uscita. la formula imputata nella cella C1 è la seguente 
=SE(B2<A2;B2+1;B2)-A2
Questa Funzione Logica valuta se l'orario inserito nella cella "uscita" è minore del valore inserito nella cella "entrata". Se questa condizione fosse vera la formula applicata sarebbe B2+1-A2
Ovviamente trascinando la Funzione SE nelle celle sottostanti, qualora l'uscita fosse nello stesso giorno dell'entrata, la formula applicata sarebbe semplicemente B2-A2

Trasformare il formato ora in numero

Una volta totalizzato il monte ore è necessario trasformare il formato ora in un formato numerico che permetta di poterlo moltiplicare per il valore del compenso orario.
Excel salva il formato ora in un numero seriale che va da 0 a 1 per l'arco delle 24 ore. Non a caso 1 è in Excel il valore numerico seriale dell'unità tempo giorno.
Dal punto di vista pratico si deve semplicemente moltiplicare il totale del monte ore per 24, in questo modo la suddivisione sessageimale dei minuti e secondi del formato ora viene trasformata nell'equivalente numerico centesimale.
Il valore 41:20 moltiplicato per 24 restituisce il numero 41,33, questo numero può essere successivamente moltiplicato per la retribuzione oraria.
Per un approfondimento si rimanda a: Excel: formato ora, funzioni di base, calcolare e sommare ore minuti

Calcolare il compenso e applicazione di una retribuzione straordinaria

Allo scopo viene ipotizzato il seguente esempio:
si ipotizza che le prime 36 ore settimanali siano retribuite a € 17,50, mentre le eventuali ore successive ad € 19,00
Dal punto di vista del calcolo, nel caso di un monte ore settimanale di 41:20 le prime 36 ore saranno moltiplicate per 17,50 e la differenza (41:20 meno 36:00) sarà moltiplicata per 19,00
nel caso però che il totale delle ore non superasse le 36 il calcolo dello stipendio sarà dato dalla sola operazione di moltiplicare il totale ore per la retribuzione ordinaria.
Essendoci due condizioni diverse è necessario impostare un formula SE il cui test logico verifichi se il totale delle ore settimanali ha superato il limite delle 36 ore. nella successiva espressione del vero e falso vera rispettivamente formulato un calcolo che ipotizzi il conteggio dello straordinario oppure la sola retribuzione ordinaria.

La funzione SE sarà espressa come segue: =SE(H12>36;C12*36+(H12-36)*C13;H12*C12)

Per un approfondimento sul formato ora, è disponibile un video caricato sul nuovo canale YouTube
Se fossi interessato a seguire successivi tutorial su Excel poi iscriverti al canale.

 

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[Valter Borsato - Febbraio 2014 | aggiornato il 27/07/2024]